2011-2_p16 De aktiviteitencommissie

Wat is de activiteitencommissie - Christ van Hezik

De Activiteitencommissie van HCC!CompUsers, kortweg AC genoemd, wordt gevormd door een groep mensen die zich bezighouden met de activiteiten van de HCC!CompUsers. Dit lijkt een eenvoudige stelregel, maar zo eenvoudig als het klinkt is het niet.

Samenstelling AC

Laten we beginnen met te vertellen wie er in de AC zitten. De voorzitter/coördinator van de AC heeft ook zitting in het bestuur. Dit is om korte contactlijnen te hebben en ook om het beleid binnen de vereniging eenvoudig en duidelijk te kunnen uitvoeren.

Platforms

De vereniging HCC!CompUsers heeft verschillende groepen leden die hun hobby promoten. Deze groepen worden binnen CompUsers 'Platforms' genoemd. Elk platform heeft een coördinator c.q. vertegenwoordiger in de AC. Verder zit er nog een logistiek en PR-vertegenwoordiger in de AC. De AC houdt een keer maand zitting om de voortgang en planning bij te stellen. Dit gebeurt in De Bilt, waar men dan ook de benodigde zalen kan reserveren.

We onderscheiden de volgende Platforms:

• DigiFoto, met hobbyisten die zich bezighouden met digitale fotografie;
• Muziek, met hobbyisten die muziek componeren, beluisteren en met de computer bewerken;
• Linux, met hobbyisten die zich bezig houden met opensourceprogramma’s;
• WebOntwerp, met hobbyisten die zich de diverse programma’s eigen maken voor het opleuken en ontwerpen van websites;
• Windows, met hobbyisten die zich gespecialiseerd hebben in Microsoft programmatuur;
• Netwerken, met hobbyisten die zich bezighouden met alle soorten netwerken (telefonie en draadloos).

Wat doet de AC

1. Het bestuur zet in ruwe lijnen het beleid uit en daarmee gaat de AC aan de slag.
2. De AC doet een voorstel aan het bestuur voor de planning van de activiteitendagen in het komende jaar, dus in 2011 voor 2012. We houden rekening met feestdagen, vakantiedagen en concurrerende activiteiten, voor zover deze bekend zijn.
3. De AC reserveert de verschillende zalen en richt deze voor de verschillende activiteiten in.
   a. Lezingenzalen: vier of vijf lezingen per zaal;
   b. Workshopzalen: tweemaal twee workshops;
   c. Demozaal: afhankelijk van de te demonstreren activiteit ;
4. Verzorgt de CD-rom van de dag.

Nu de praktijk, want u begrijpt wel: theorie en praktijk, dat zijn twee verschillende aspecten. Tijdens de bijeenkomst wordt aan elk platform gevraagd wat zij de eerstvolgende gebruikersdag willen tonen en/of demonstreren.

Lezingen en workshops

Daarnaast wordt gevraagd of men daarover ook een lezing of workshop wil verzorgen met bijbehorende presentatie. Indien men nog geen onderwerp heeft gepland, geeft de voorzitter enkele opdrachten, die men dan kan gaan uitvoeren. In het verleden zijn er regels opgesteld ten aanzien van lezingen en workshops, om het programma op een dag soepel te laten verlopen.

Zo worden lezingen gepland voor maximaal 45 minuten, zodat men daarna nog 15 minuten heeft voor het beantwoorden van vragen en daarna 15 minuten voor de zaalwissel. In de demo- zaal moet het thema van de lezing te zien zijn; zodat men bij een eventuele uitloop van de lezing hiernaar kan doorverwijzen voor de vragen. Ditzelfde geldt natuurlijk ook voor de workshops.

Aan de diverse sprekers wordt vooraf gevraagd om in hun periode van voorbereiding een PowerPointpresentatie te maken, zodat die op de disc van de dag kan worden geplaatst, met mogelijk het juiste programma erbij. Het streven is dan ook om alles in 'freeware' te presenteren. We blijven tenslotte 'krenterige Nederlanders'. Uitgangspunt is dat de lezingen en workshops voor iedereen duidelijk en te begrijpen moeten zijn.

Inschrijven voor workshops

De manier van inschrijven moet zo geregeld zijn dat het voor iedereen mogelijk is deel te nemen. We hebben voor de workshops twaalf laptops tot onze beschikking. Hoe gaan we daarmee om?

Als we twee personen achter een laptop zetten, kunnen we per sessie plaats bieden aan 24 personen. Maar laat je nu iemand uit Groningen of Maastricht naar een workshop komen om hem vervolgens te moeten vertellen dat de workshop is volgeboekt? Hiervoor is uiteraard naar een oplossing gezocht en wij hebben daar het volgende op gevonden.

1. Per workshop kunnen twaalf plaatsen gereserveerd worden.
2. Reserveren gaat van woensdag tot woensdag voor de gebruikersdag. Ook hier geldt: 'Wie het eerst komt, die het eerst maalt'.
3. Voor gereserveerde plaatsen kan tot tien minuten voor aanvang van de workshop een plaatsbewijs worden afgehaald op vertoon van de via e-mail ontvangen voucher.
4. Niet afgehaalde reserveringen worden vanaf tien minuten voor aanvang aan geïnteresseerden verstrekt.
5. Verder zijn er twaalf plaatsen vanaf 9.50 uur voor wie het eerst komt.

En: op is op!

Ook dit systeem is niet zaligmakend. Het is voorgekomen dat iemand die gereserveerd had pas vijf minuten voor aanvang binnen was als gevolg van een file. Dit komt helaas voor, zoals we allemaal weten … We hebben toen een uitzondering gemaakt en, na overleg in de workshopzaal, drie personen achter een pc gezet.

Logistiek en PR

Wat houdt dit bij de AC eigenlijk in

Logistiek

Denk hierbij aan het regelen van lunchpakketten, consumptiebonnen, Irisbonnen (van de VVV), verkoop van DVD-roms, USB-sticks, DVD-roms, SoftwareBussen met GigaHits en andere artikelen. Daarnaast behandelt de AC vergoedingen van reiskosten en apparatuur, en ook het ter beschikking stellen van apparatuur. Verder het omroepen van de activiteiten, het maken van de Disc van de Dag: 300 stuks. En tot slot het Inrichten van de diverse zalen en het weer opruimen aan het eind van de dag.

PR

1. Ontvangst, is men lid? Zo niet, dan kan men een formulier invullen om lid te worden.
2. Zorgdragen voor uitgebreide informatie op de website van wat er gaat gebeuren.
3. Informatie verstrekken aan de redactie van de SoftwareBus voor publicatie.
4. Informatie verstrekken aan de opsteller van de Mailings.

En als ik het zo doorlees, is het veel meer dan ik vooraf had gedacht. Overigens regelt de AC ook de standopbouw en indeling voor CompUsers op de HCC-dagen.

Het artikel is in zijn geheel als PDF te downloaden.

Terug naar Preview SoftwareBus en GigaHits 2011-2